コラム

現場担当者からのヒアリングとフィードバックの収集

作業手順を見直すうえで、最も大切なのは現場で実際に作業を行っている担当者からの意見を収集することです。彼らは日々の業務の中で、手順書の不明瞭な点や非効率な部分、さらには潜在的な危険箇所などを最もよく理解しています。ヒアリングでは、以下の点を意識して進めると効果的です。

手順書の分かりやすさ

図や写真の必要性、専門用語の有無など、理解度を確認します。

作業の効率性・無駄の有無

作業時間短縮のアイデアや、省略可能な工程がないかなどを聞き取ります。

安全面での懸念点

危険な作業箇所や、注意すべきポイントなどを具体的に把握します。

改善提案・要望

現場で感じている課題や、より良くするための具体的な提案を収集します。

新人担当者からの意見も積極的に取り入れることで、より多くの視点から問題点や改善点を発見できます。収集したフィードバックは、手順書改訂の貴重な材料となります。

見直し目的の明確化と改善目標の設定

作業手順の見直しを効果的に進めるためには、まず「何のために見直すのか」という目的を明確にすることが不可欠です。目的が曖昧なままでは、改善の方向性が定まらず、現場の負担が増えるだけで効果が得られない可能性があります。

作業手順書の作成・管理担当者の明確化とルールの整備

作業手順書を効果的に活用するためには、誰が作成し、誰が管理するのかを明確にする必要があります。曖昧な体制では、最新の状態に保たれず、現場での活用も進みません。

また、作業手順書の改訂基準や承認プロセス、共有方法など、運用に関するルールを整備することが重要です。例えば、軽微な修正であれば管理担当者が承認し、大幅な変更の場合は複数部署での確認が必要、といった具体的なルールを定めます。これにより、変更があった際にも迅速かつ正確に反映され、常に最新かつ最適な手順書が維持されるようになります。

現場の忙しさを考慮した手順書ブラッシュアップの仕組みづくり

製造現場は常に多忙であり、現場担当者が手順書の見直しや改善に時間を割くのは難しい状況です。そのため、現場の「生の声」をスムーズに手順書へ反映できる仕組みづくりが必要になります。例えば、以下のような工夫が有効です。

簡易な報告フローの構築

日々の業務の中で気づいた改善点や不明点を、口頭や簡単なメモで気軽に報告できる体制を整えます。

定期的な意見交換会の実施

月に一度など、定期的に現場担当者と管理者が集まり、手順書に関する意見交換や改善提案を行う機会を設けます。

動画マニュアルの活用

動画であれば、実際の作業風景を撮影し、視覚的に改善点を共有しやすくなります。修正や追加も比較的容易です。

このような仕組みにより、現場の忙しさを理解しつつ、手順書を常に最新かつ実用的な状態に保てます。

社内承認・差し替えプロセスの簡略化

作業手順書の見直しや改訂を進めるうえで、社内承認や差し替えプロセスに時間がかかり、実質的な更新が滞ってしまうケースは少なくありません。このボトルネックを解消するためには、プロセスの簡略化が不可欠です。これらの簡略化により、最新の状態に保たれた作業手順書を迅速に現場へ展開することが可能となり、作業の標準化と品質向上につながります。

作業観察による問題点の洗い出しと改善効果の検証

前項で現場担当者からのヒアリングや見直し目的の明確化を行いましたが、それだけでは見落としてしまう問題点や、改善効果の検証が不十分な場合があります。そこで、実際に作業現場を観察することで、手順書だけでは把握できない実態を明らかにし、改善効果を客観的に評価することが重要です。

この作業観察を通じて、手順書との乖離や非効率な作業プロセス、潜在的なリスクなどを特定します。そして、改善策を実施した後に再度同様の観察を行い、作業時間の短縮、ミスの削減、品質の向上といった具体的な改善効果を数値化・定性化して検証します。この検証結果をフィードバックすることで、さらなる手順書の見直しや改善活動の推進につなげましょう。

バージョン管理と関連法規・社内規定の遵守

作業手順書は、変更や改善に合わせて常に最新の状態に保つことが不可欠です。更新を怠ると、実際の作業との乖離が生じ、混乱を招く可能性があります。そのため、バージョン管理を徹底し、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを明確に記録することが重要です。

また、作業手順書は、関連する法規や社内規定に準拠している必要があります。例えば、安全衛生に関する法規制や、品質管理に関する社内基準などを確認し、手順書に反映させることが求められます。これにより、法令違反のリスクを回避し、安全かつ適正な作業遂行を確保できるでしょう。